Las ventajas de la digitalización de documentos clínicos

Digitalización de documentos  clínicos

Cada vez más hospitales y centros sanitarios deciden transformar en formato digital las historias clínicas para agilizar y mejorar la atención al paciente, pero los beneficios de poner en marcha este proceso van mucho más allá de ofrecer un acceso rápido y sencillo a la información. Incrementar la precisión en las búsquedas, reducir costes, garantizar la seguridad de acceso y, en definitiva, facilitar el trabajo de los profesionales sanitarios son otras de las ventajas que supone integrar este servicio.

Además de llevar a cabo la gestión, la custodia y el traslado de archivo, en Cogesa ofrecemos un servicio de digitalización de documentos clínicos a través de un software propio llamado SIENNA. Estas son las principales ventajas de disponer de este sistema en hospitales o centro sanitarios:

  1. Acceso ilimitado: se podrá consultar la documentación a cualquier hora y en cualquier lugar. Aunque en España aún no existe una base de datos con los historiales clínicos de todos los ciudadanos, diversos hospitales han comenzado a apostar por la digitalización de documentos clínicos para facilitar los datos de los usuarios desde el centro en el que se encuentren en cada momento.
  1. Inmediatez y eficacia en la consulta y la gestión: además de convertir las búsquedas en un proceso ágil e instantáneo para el profesional sanitario, la digitalización permite también que varios usuarios puedan acceder al mismo tiempo, evitando esperas.
  1. Rentabilidad del espacio físico: uno de los principales problemas que resuelve este servicio es el aprovechamiento del espacio físico donde se encuentra el archivo, que habitualmente es muy costoso.
  1. Mayor seguridad: al tratarse de información sensible es importante garantizar la completa seguridad de cada uno de los documentos. De hecho, los archivos originales no se eliminan una vez digitalizados, sino que se vuelven a guardar exactamente de la misma forma en la que estaban hasta que transcurre un periodo determinado. Además, los sistemas digitales permiten crear diariamente copias de seguridad de forma automática, evitando pérdidas, y se pone en marcha también un permiso exclusivo de acceso a personas autorizadas. En el caso de la aplicación utilizada por Cogesa para la digitalización de documentos clínicos, cumple con la ISO 19005 –una norma que explica cómo utilizar un documento electrónico para su conservación durante largos periodos de tiempo-, también se utilizan avanzados sistemas OCR para el escaneo de documentos que se podrán editar posteriormente con un procesador de textos- y la inclusión de firma certificada usando software homologado por la AEAT –Agencia Estatal de Administración Tributaria- para asegurar su reproducción fidedigna y legal. 
  1. Productividad: cuando desaparece una amplia cantidad de documentos en papel es habitual que aumente la productividad en cualquier ámbito de trabajo. En el caso de los profesionales sanitarios, la digitalización de documentos clínicos supone evitar desplazamientos o largas búsquedas, así como una recuperación de la información más eficaz.

Para que el hospital o centro sanitario pueda beneficiarse de todos estas ventajas, no basta con convertir el papel en documento electrónico, sino que tiene que llevarse a cabo un proceso complejo que se divide en 7 fases principales:

Digitalización documentos clínicos

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